Premetto che queste mie riflessioni derivano da un’osservazione di carattere generale. I miei clienti sono per definizione tutti adorabili …. e mi hanno anzi insegnato molto.

1. Tra legale e azienda occorre un adeguato dialogo. Se ci sono lavori in corso il referente non può sparire per giorni; non riscontrare le email o le richieste di informazioni e di documenti e comparire all’ultimo momento per sollecitare il lavoro che non ha in alcun modo supportato.

2. Le richieste di assistenza andrebbero fatte con un minimo di struttura.
Sconsigliato l’invio di un “gambero” di email circolate internamente, scambiate da un coacervo di soggetti aziendali sparsi per il mondo e in varie lingue, e chiedere all’avvocato: “cosa facciamo?”

3. Le informazioni andrebbero rese con un barlume di costrutto.
A volte una breve relazione aiuta; non occorre dilungarsi se si hanno le idee chiare.
Se, dopo giorni di solleciti si dicono all’avvocato quattro cose mentre si è in taxi e il 50% non le si sa neppure, in tutta probabilità mancheranno gli elementi.

4. Sarebbe bene inviare i documenti con un ordine di base.
La trasmissione di un profluvio di file non nominati, in parte jpeg, in parte PDF, storti, frammentati in più pagine, illeggibili, suppongono che debba essere l’avvocato a fare quel lavoro di riordino e organizzazione che in azienda non si è chiaramente avuto voglia di fare.
Certamente il professionista processa, studia e seleziona accuratamente la documentazione, ma egli non fa parte dell’amministrazione aziendale e, credetemi, è molto meglio così.
Inoltre è preferibile che il suo tempo sia impiegato per risolvere i problemi legali piuttosto che quelli di archivio.

5. Circa i mezzi di comunicazione:
a) non è indispensabile fissare tutte le call come fossero appuntamenti (provate a sommare il tempo quotidiano che si dedica a questa attività). Si può farlo se occorre che partecipino più persone, ma qualche volta va bene anche chiamare direttamente;
b) non è necessario fare sempre video call;
c) non è indispensabile essere in molte persone in ogni call. Parlano i responsabili e poi riferiranno agli interessati, se necessario;
d) utilizziamo la email – possibilmente una per dire tutto – e non “whatsapp”, salvo che per comunicazioni operative tipo “sto arrivando etc”.
e) mai messaggi vocali: 1) “se non hai voglia te stesso di scriverlo figurati io di ascoltarlo”. b) le informazioni così trasmesse si sfilacciano e sfuggono.

6. I tempi.
In un mondo dove manca l’organizzazione è ovviamente tutto urgente, perché senza organizzazione ogni bisogno è destinato a manifestarsi quando è impellente.

Nella prossima puntata, vi dirò quale è secondo me la causa della caduta libera alla quale stiamo assistendo e perché stare al gioco – oltre una giusta e comunque dovuta soglia di tolleranza – è una strategia che ha le “gambe corte”.